Funzionalità principali

Vitaever mette a disposizione strumenti innovativi con i quali organizzare le attività di assistenza e le prestazioni erogate dal personale operativo. In particolare, offre funzionalità di agende personalizzate per ogni Operatore, sistema di geo-localizzazione e di calcolo del percorso migliore (Google API), gestione completa e aggiornata dei dati clinici con la firma e lo storico delle rilevazioni, rilevazione presenze, possibilità di definire piani assistenziali in base all'elenco delle prestazioni disponibili, sistema per voucher sociali, sistema di messaggistica interna, condivisione delle agende di programmazione e molto altro.

Le funzionalità amministrative sono semplificate da sistemi di fatturazione e di rendicontazione delle attività svolte che permettono anche di tener traccia di apparecchiature, presidi, farmaci e pasti consegnati a domicilio.

Report e cruscotti grafici permettono di monitorare in qualsiasi momento le attività degli Operatori, le prestazioni erogate agli Assistiti, le risorse utilizzate e i relativi costi.

Vitaever è suddivisa in moduli funzionali che sono a disposizione degli utenti a seconda dei permessi e del gruppo di appartenenza. Ogni modulo può essere attivato o disattivato a seconda delle esigenze. Ogni utente, quindi, ha accesso a diverse risorse a seconda del proprio profilo.

Infine, strumenti automatizzati di importazione ed esportazione dei dati semplificano il passaggio a Vitaever da altri software, riducendo il tempo di caricamento dei dati storici e delle anagrafiche.

Gestione anagrafiche

Vitaever gestisce profili anagrafici completi per Assistiti, Operatori ed Utenti. Sarà possibile assegnare gli Assisti ai reparti in cui è suddivisa la struttura e far lavorare gli Operatori su più reparti contemporaneamente. Questi ultimi, a seconda del gruppo o dei gruppi di appartenenza, potranno eseguire azioni diverse sui dati presenti nel sistema: da una piena gestione da parte dell'Amministratore di sistema ad una semplice consultazione anagrafica per l'addetto alla gestione magazzino.

In qualsiasi momento è possibile ottenere elenchi aggiornati degli utenti di sistema, abilitare o disabilitarne l'accesso e personalizzarne i permessi di accesso alle risorse.

Inoltre, il sistema prevede procedure di importazione ed esportazione per garantire l'interoperabilità con altri software.

Gestione assistenze

Ad ogni Assistito vengono associati uno o più periodi assistenziali, detti anche assistenze. Le assistenze identificano i periodi all'interno dei quali gli Operatori possono svolgere attività sugli Assistiti. Ad ogni assistenza posso associare diversi dati (il livello di cure, asl, distretto di riferimento, etc.) i quali mi permettono di specificare e definire un periodo ben preciso della storia clinica dell'Assistito.

Ogni Assistenza può comprendere periodi di sospensione dovuti, ad esempio, a ricoveri o periodi di assenza: durante la sospensione non sarà possibile erogare servizi all'Assistito.

Vitaever, grazie ad una gestione puntuale dei periodi assistenziali, garantisce una corretta rendicontazione ed una più accurata analisi dei dati raccolti.

Gestione programmazione e attività

Ogni Operatore dispone di una propria agenda personale che può essere condivisa con gli Assistiti e gli altri Operatori per gestire in maniera veloce e completa la programmazione assistenziale.

Per un Operatore o per un Coordinatore è facile ed immediato organizzare e gestire attività diverse, anche attraverso dispositivi mobili. L'inserimento di un nuovo appuntamento è semplice ed intuitivo: è sufficiente cliccare sul giorno e sull'ora designata per far comparire una schermata dove selezionare l'Assistito e le prestazioni da erogare.

Attraverso l'agenda è possibile organizzare vari tipi di attività:
  • appuntamenti esterni, ossia attività rivolte a singoli Assistiti (es: consegna dei presidi, visita medica, colloqui coi Familari).
  • appuntamenti interni, ossia attività non rivolte agli Assistiti (es: stesura diari, colloqui, corsi di formazione, coordinamento).
  • appuntamenti di gruppo, ossia attività che coinvolgono gli Assistiti organizzati in gruppi (es: giro pasti, consegna farmaci).

E' possibile effettuare richieste d'intervento ad altri Operatori, esportare l'agenda in un formato standard (.ics, scelto anche da Google), fissare automaticamente gli appuntamenti con ripetizioni giornaliere, settimanali, mensili o annuali e replicare facilmente la programmazione di un periodo in un altro.

Inoltre, il sistema permette di modificare gli appuntamenti anche a partire dall'agenda del singolo Assistito. Essa fornisce il calendario degli appuntamenti di ogni Assistito indipendentemente dall'Operatore a cui è assegnato ed è molto comoda, ad esempio, quando si deve effettuare un cambio di Operatore.

Tutti gli appuntamenti presenti nelle agende sono esportabili e stampabili sotto forma di elenchi, nei formati più diffusi e compatibili.

Dati clinici

Vitaever, oltre a gestire gli aspetti organizzativi del lavoro quotidiano, viene utilizzato anche per registrare in maniera sicura diversi aspetti clinici degli Assistiti: è possibile compilare cartelle cliniche di vario tipo (anamnesi, socio-assistenziali, multidimensionali, funzionali, etc.), registrare sintomi segnali (dolore, vomito, ematuria, performance status, emoftoe, etc.), problematiche in atto (respiratorie, mobilità, alimentazione, sonno, gestione terapia, etc.) e schede per procedure di infusione ed è possibile tenere traccia degli esami svolti, delle terapie e delle diagnosi passate ed in atto.

Il sistema mantiene traccia di chi modifica i dati e permette di tracciare lo storico di tutte le modifiche effettuate ai dati clinici.

Se richiesto, è possibile integrare la sezione "Dati Clinici" con schede cliniche personalizzate a seconda delle esigenze e delle specifiche discipline.

Diari

Vitaever offre la possibilità a tutti gli Operatori di compilare dei semplici diari per annotare informazioni o commenti agli interventi effettuati, sulle problematiche riscontrate e sull'assistenza fornita.

I diari possono essere consultati, ma non modificati, da altri Operatori e dall'Assistito stesso o dai suoi Familiari. Questo consente di condividere informazioni importanti fra tutti gli Attori del processo di assistenza.

Piani assistenziali e voucher

Con Vitaever è possibile definire piani assistenziali personalizzati, gestibili sotto forma di voucher sociali. Questo permette di organizzare l'attività di assistenza in maniera efficiente ed efficace, mantenendo sempre traccia degli interventi svolti e quelli ancora da svolgere per completare il piano assistenziale.

Rilevazione presenze

Con tecnologia QR-Code (Quick Response Code), Vitaever gestisce e certifica le presenze presso il domicilio dell'Assistito. Ogni Assistito sarà associato univocamente ad un QR-Code. Con un qualsiasi terminale mobile, è possibile fotografare il QR-Code e, con un click, l'Operatore certificherà la presenza e l'inizio della propria attività. Allo stesso modo, una volta concluso l'appuntamento, potrà segnalare la fine della propria attività. Questa tecnologia permette, quindi, di certificare, a costi ridottissimi, l'attività dell'Operatore senza la necessità di nessuna apparecchiatura specifica.

Geo-localizzazione

Vitaever mette a disposizione un servizio di geo-localizzazione degli Assistiti, degli Operatori e delle attività basato su tecnologia Google, utile all'attività quotidiana degli Operatori sul territorio. Grazie a questa funzionalità, una volta fissati gli appuntamenti della giornata, il sistema è in grado di calcolare il percorso più veloce per raggiungere il domicilio dell'Assistito, fornendo anche le relative indicazioni stradali.

La possibilità di pianificare i vari spostamenti da compiere favorisce un risparmio di tempo e di carburante, con conseguente riduzione dei costi e dell'impatto ambientale.

Gestione magazzini

Grazie alla possibilità di creare magazzini per farmaci, presidi ed altro materiale utilizzato dagli Operatori durante la normale attività quotidiana, Vitaever facilita e dematerializza il processo di ritiro e consegna presso il domicilio dell'Assistito. In questo modo, si riesce a tenere traccia di tutto il materiale distribuito e, attraverso cruscotti, è possibile sapere in ogni momento dove è localizzata l'attrezzatura.

Questo produce grandi risparmi per l'organizzazione e una maggiore efficienza nei processi organizzativi.

Fatturazione e Rendicontazione

Vitaever nasce per fornire gli strumenti necessari anche per gestire il processo di rendicontazione e fatturazione delle attività svolte. La possibilità di configurare, per ogni Assistito ed ogni Operatore, un profilo personalizzato di fatturazione, consente di generare riepiloghi dettagliati di tutti i costi relativi ai servizi prestati o ricevuti.

E' quindi possibile configurare il sistema per rendicontare, ad esempio, costi orari, a prestazione, ad appuntamento, giornalieri, mensili, ad abbonamento.

Una volta configurati e personalizzati tali valori, attraverso le funzionalità dei riepiloghi, si potranno monitorare e rendicontare, in qualsiasi momento, i costi sostenuti dalla struttura, con la possibilità di esportare i risultati in vari formati (Excel, csv, xml) utili per successive elaborazioni con programmi gestionali di terze parti.

Report e Cruscotti

Report e cruscotti permettono di monitorare in qualsiasi momento l'attività degli Operatori, le risorse utilizzate, le prestazioni erogate e i relativi costi. Utilizzando i filtri e le funzionalità di esportazione sarà, inoltre, possibile elaborare successivamente, anche con strumenti di terze parti, tutte le informazioni raccolte dal sistema.

Si possono, ad esempio, visualizzare ed esportare i "cartellini" di Operatori e Assistiti con i dettagli delle prestazioni eseguite, le ore di assistenza svolte ed il dettaglio delle singole prestazioni erogate, gli elenchi aggiornati degli Assistiti presi in carico, i resoconti dei magazzini ed i report di fatturazione creati in base alle regole definite dal cliente.

Inoltre, è possibile eseguire analisi sull'efficienza dell'organizzazione, attraverso riepiloghi che evidenziano le differenza fra attività programmata e attività registrata.

Messaggistica interna

La comunicazione e l'interazione tra tutti gli Attori coinvolti nel processo assistenziale è supportata da un sistema di messaggistica interna che permette lo scambio di messaggi e di allegati. Il sistema, quindi, permette lo scambio sicuro di documenti sensibili o riservati, anche di notevoli dimensioni, garantito da alti livelli di sicurezza e performance tecniche.

Strumenti di importazione ed esportazione dati

Vitaever consente il trasferimento dati tramite esportazione ed importazione in vari formati: Csv, Excel, Xml, Ics. Permette di trasferire velocemente informazioni da un sistema ad un altro, gestire liberamente i propri dati ed elaborarli con programmi di terze parti. Questo garantisce l'interoperabilità con altri sistemi.

Gestione allegati e documenti

Nel processo assistenziale, è essenziale poter gestire e condividere documenti (referti, immagini, esami, etc.) con tutti gli Attori coinvolti. Vitaever, quindi, gestisce in maniera sicura documenti sanitari ed amministrativi, garantendo diversi livelli di accesso a seconda del profilo utente. Questo consente di utilizzare il sistema anche per condividere informazioni sensibili, con la certezza che i dati siano sempre protetti.

Gestione stampe

Con Vitaever è possibile personalizzare i modelli di stampa. Per ogni risorsa nel sistema l'Amministratore ha la possibilità di caricare modelli .odt (OpenOffice), definiti in base alle proprie esigenze. Il sistema utilizzerà questi modelli nelle procedure di stampa, consentendo una completa personalizzazione dei documenti sia da un punto di vista informativo, sia da un punto di vista grafico.

Accesso al sistema con dispositivi mobili

E' possibile accedere al sistema con qualsiasi dispositivo connesso ad Internet e questo consente di sfruttare le funzionalità di Vitaever sia attraverso un personal computer, sia attraverso dispositivi mobili, quali cellulari, smartphone o tablet. In questo modo, senza costi aggiuntivi e senza la necessità di acquistare hardware specifico, l'Operatore è in grado di ottenere sempre informazioni aggiornate sullo stato degli Assistiti e gestire la propria attività sul territorio.